Nýr kafli í Sögu Reykjalundar

Segja má að ákveðin stafræn bylting hafi átt sér stað á Reykjalundi á síðustu árum. Ekki er lengur þörf á að prenta út 200 stundaskrár í byrjun hverrar viku, upplýsingar um sjúklinga liggja fyrir á skjá þegar starfsfólk mætir á vakt og utanumhald meðferða og dagskrá sjúklinga er komið í eitt kerfi, Sögu sjúkraskrá. Eins eru skilaboð og spurningalistar send sjúklingum rafrænt í gegnum Sögu sem gerir bæði þeim og meðferðaraðilum betur kleift að undirbúa sig fyrir meðferð.

Einfaldara verklag og tímasparnaður við skráningu

„Við höfum gjörbylt skráningu á Reykjalundi á síðustu árum,“ segir Ólöf Árnadóttir sem hefur starfað sem framkvæmdastjóri hjúkrunar á Reykjalundi síðan árið 2022. Eitt af meginmarkmiðum hennar í þróun verklags hefur verið að straumlínulaga skráningu og með því spara tíma starfsfólks, minnka pappírsnotkun, auka öryggi sjúklinga og auka yfirsýn.

„Ég hef alltaf haft áhuga á skráningu og hvernig hægt er að hafa hana til á sem einfaldastan hátt. Hér á Reykjalundi lá það beinast við að fullnýta Sögu sem var þegar í notkun og færa upplýsingar úr öðrum kerfum yfir í hana. Markmiðið er að skapa bætta yfirsýn fyrir starfsfólk yfir meðferðir sjúklinga þvert á deildir. Ekki síður er er verið að bæta öryggi meira, bæði fyrir sjúklinga og starfsfólk.“

Aukinn fyrirsjáanleiki fyrir sjúklinga og meðferðaraðila

Til að auðvelda utanumhald hefur skráning upplýsinga að mestu verið færð inn í eitt kerfi, Sögu sjúkraskrá. Með því að nýta alla þætti Sögu til hlítar nær Reykjalundur að halda utan um stóran hluta sinnar víðtæku starfsemi á einum stað.

Eitt af því sem hefur færst yfir á stafrænt form er meðferðaskráning eða stundaskrár sjúklinga. Tímaskráningar sem þær byggja á hafa gjörbreyst og fara nú fram inn í Sögu. „Við erum með margar litlar einingar í Sögu sem hver faghópur stillir upp. Þetta eru mörg þúsundir tímabókana á viku, bæði í hóptíma og einstaklingstíma. Með því að auðvelda skráningu á þeim með raðskráningu o.fl. sparaðist gífurlega mikil vinna við umsjón og uppsetningu stundaskránna. Helix hefur komið markvisst með okkur inn í þá vinnu og verið boðin og búin að aðlaga þætti í Sögu sem auðvelda okkur vinnuna.“

Í Sögu er hægt að senda út skilaboð bæði til einstaklinga og stórra hópa, sem og að halda utan um allt hópstarf. Þaðan er einnig hægt senda út spurningalista sem sjúklingar svara áður en þeir mæta í meðferð. ,,Við erum betur undirbúin áður en sjúklingur mætir í meðferð og sjúklingurinn er betur undirbúinn sjálfur. Áður var sjúklingurinn blindur á meðferð sína því hann fékk allar tímabókanir afhentar á pappír. Nú er þetta allt inn í Heilsuveru sjúklings þar sem tímabókanir birtast. Allir þessir þættir minnka óvissu, spara tíma og gera bæði sjúklingum og starfsfólki kleift að undirbúa sig betur fyrir meðferð. Þetta eykur fyrirsjáanleika og öryggi fyrir alla aðila.“

Heyrir sögunni til að skrifa á töflur

„Það var ekki síður bylting þegar við tókum upp Deildarvakann, bæði hvað varðar aðgengi að upplýsingum og öryggi,“ segir Ólöf. Deildarvakinn dregur saman allar helstu upplýsingar úr Sögu um innliggjandi sjúklinga og varpar á skjá inn á vakt.

„Það heyrir sögunni til að skrifa á töflur. Lífsmarkaupplýsingar, smitgátin, áhættu- og byltumatið eru sýnileg á yfirlitsskjá strax og mætt er á vaktina, sem og hvaða sjúklingar eru inni. Það er engin hætta á ruglingi á nöfnum eða upplýsingum. Starfsfólk fær strax góða yfirsýn þó að það sé ekki búið að gefa rapportið.“

Komast hjá því að prenta 200 stundaskrár á dag

„Við erum langt komin með að verða pappírslaus stofnun og aukin stafræn skráning á stóran þátt í því. Upplýsingarnar liggja fyrir í kerfinu sem er bæði öruggari og umhverfisvænni máti en að þurfa að leita að þeim skrifuðum niður á pappír. Stór þáttur í því skrefi var að koma stundatöflunum á stafrænt form. Í stað þess að prenta út 200 stundatöflur sjúklinga í byrjun hverrar viku og svo oft yfir vikuna eru þær aðgengilegar á stafrænu formi. Þetta sparar ekki bara gífurlega mikinn pappír heldur sparar það tíma starfsfólks við að setja upp og halda utan um stundaskrárnar. Það er líka auðvelt að breyta meðferð og sjúklingur er upplýstur um það strax. Áður hefði þurft að leita að sjúklingi eða koma skilaboðum til hans í gengum símtal.“

Mér reiknast til að þetta séu um þrjár milljónir á ári sem sparast bara í prentun og þá er ekki talinn með launakostnaður starfsfólks sem sér um umsýslu og dreifingu meðferða upplýsinga.

Ólöf Árnadóttir

Framkvæmdastjóri hjúkrunar á Reykjalundi

Gagnsæi og bætt yfirsýn í lyfjagjöfum

„Það var bylting að færa alla skráningu á lyfjagjöfum yfir í Lyfjavaka og í gegnum miðlæga lyfjakortið. Lyfjavakinn gerir okkur kleift að halda utan um lyfjafyrirmæli og lyfjagjafaskráningu sem var áður kvittað fyrir á pappírsformi á legudeildinni okkar. Nú sér heilbrigðisstarfsfólk alla lyfjagjöf í lyfjakortinu, líka fyrir sjúklinga á dagdeild og einnig ef einhverjar lyfjagjafir eru á göngudeildunum hjá okkur. Gagnsæi og yfirsýn hefur batnað til muna. Meðferð sjúklinga verður markvissari fyrir vikið og byggir á réttum upplýsingum í rauntíma því lyfjagjöfin er strax skráð inn í kerfið.“

Gögn nýtt til að meta árangur meðferða

„Við erum með þróunarhóp stafrænnar skráningar á Reykjalundi þar sem sitja ólíkir fagaðilar. Þar metum hvaða upplýsingar við skráum og hvar, en við viljum stöðugt mæla árangur meðferða hér hjá okkur. Val á árangursmælingum og skráning þeirra er mun markvissari en áður og það liggur skýrt fyrir hvaða gögnum við skilum af okkur til annarra stofnanna á borð við Landlækni og Sjúkratryggingar og hvaða upplýsingar gagnast bæði sjúklingum og starfsfólki Reykjalundar við meðferð.

Það er gott að hafa ítarlega upplýsingar skráðar en skráningin þarf að vera gagnleg og má ekki vera svo mikil að hún komi niður á samskiptum við sjúklinga.

Ólöf Árnadóttir

Framkvæmdastjóri hjúkrunar á Reykjalundi

Meira öryggi og tímasparnaður

„Það er alltaf flókið að gera breytingar og ekki allir alltaf sammála um þær, en þetta hefur gengið vonum framan og fáir hnökrar komið upp á leiðinni. Við erum vissulega í stöðugri umbótavinnu en þetta hefur þegar skilað sér í betri yfirsýn bæði fyrir starfsfólk og sjúklinga, meira öryggi og miklum tímasparnaði.“